close
تبلیغات در اینترنت
« درآمدي بر اصول بايگاني در نظام قضايي »
loading...

وبسایت حقوقی آموزشی محمد کریمی

« درآمدي بر اصول بايگاني در نظام قضايي » اسناد قوه قضاييه علاوه بر ارزش ذاتي براي خود دستگاه قضايي، براي طرفين دعاوي نيز ارزش حيثيتي دارد. اشاره :ماده 131 برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران به قوه قضاييه اجازه داده است، بر اساس آيين نامه اي خاص نسبت…

آخرین ارسال های انجمن
« درآمدي بر اصول بايگاني در نظام قضايي »



اسناد قوه قضاييه علاوه بر ارزش ذاتي براي خود دستگاه قضايي، براي طرفين دعاوي نيز ارزش حيثيتي دارد.


اشاره :

ماده 131 برنامه چهارم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران به قوه قضاييه اجازه داده است، بر اساس آيين نامه اي خاص نسبت به ساماندهي بايگاني هاي راکد خود اقدام نمايدکه اين آيين نامه هم اينک در حال تدوين است. در همين رابطه در نوشتار زير به ذکر « اصول بايگاني » پرداخته شده است:
بايگاني مرکز ضبط و نگهداري اسناد و پرونده هاست. وجود بايگاني در هر دستگاهي ، به ويژه در قوه قضاييه که ماهيت کار آن ايجاد پرونده است ، ضروري و اجتناب ناپذير است. به همين دليل از ابتداي تأسيس تشکيلات دادگستري ، بايگاني ها نيز در کنار شعب به وجود آمدند، به گونه اي که هم اينک حدود 150 ميليون فقره پرونده مختومه در بايگاني هاي راکد واحدهاي قضايي کشور موجود است و سالانه در حدود 5 ميليون پرونده به حجم موجود افزوده مي شود. با گذشت زمان و ازدياد پرونده ها ، معايب روشهاي موجود در بايگاني ها ظاهر شد که از مهم ترين آنها مي توان به علمي کاربردي نبودن بايگاني ها، ناهماهنگي و عدم تجانس در روشهاي موجود، اشغال فضاي زياد توسط پرونده هاي مختومه و کاهش سرعت دستيابي به سوابق اشاره کرد. بايگاني را به نوعي مي توان شناسنامه و تاريخچه يک تشکيلات دانست؛ زيرا همان گونه که اشخاص حقيقي در اتخاذ تصميم و اقدامات خود از حافظه استمداد نموده و تجربيات گذشته را ملاک عمليات آينده خود قرار مي دهند و از اين راه با خودداري از اشتباهات گذشته راه آينده را هموار مي کنند.اشخاص حقوقي، يعني دستگاه هاي دولتي و غير دولتي نيز چنانند؛با اين تفاوت که مرکز حافظه اشخاص مغز آنان و حافظه سازمان ها نيز بايگاني آنهاست. در فلسفه وجودي بايگاني ها و نقش آنها در هر دستگاه و سازماني شکي نيست، اما متأسفانه در دستگاه قضايي توجه جدي به اين حوزه نشده و اين امر باعث گرديده که اين گنجينه هاي عظيم ( بايگاني ها) به فراموشي سپرده شوند و تنها به محلي براي انباشت پرونده ها تبديل گردند. به ناچار امروزه ساختمان هاي بسياري به محل انباشت پرونده هااختصاص يافته اند که با خيل روز افزون پرونده هاي مختومه، روز به روز تقاضا براي اختصاص مکانهاي جديد بالاتر مي رود. بديهي است که در صورت ادامه روند موجود و عدم اتخاذ تدابير مناسب ، ديري نمي پايد که معضل بايگاني ها (راکد) به عمده ترين معضل دستگاه قضايي تبديل خواهد شد. در اين نوشتار سعي شده است اصول بايگاني ، معيارها و ملاکها وراهکارهاي مورد نظر بيان شود. پيش از پرداختن به موضوع اصلي،تعريف برخي اصطلاحات ضروري است.

سند: سند از نظر لغوي به معناي تکيه گاه و هر چيزي است که بتوان به آن اعتماد نمود.
1- سند از نظر حقوقي : برابر ماده 1284 قانون مدني ايران ، سند عبارت است از هر نوشته اي که در مقام دعوي يا دفاع ، قابل استناد باشد.
2- سند از نظر سازمان اسناد و کتابخانه ملي ايران : بر اساس تبصره ماده اول قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران سند عبارت است از تمامي اوراق ، مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عکسها، نقشه ها ، کليشه ها، نمودارها، فيلمها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي که در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به طور مداوم و غير مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني وتاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري دايمي دارد.
3- سند از نظر علم دفترداري و بايگاني: از اين ديدگاه سند عبارت از هر نوع سابقه اي است که به صورت مکتوب از سوي مأموران ذي صلح و در حدود وظايف آنها رسما ايجاد يا دريافت و يا صادر شده است. مانند نامه اي اداري ، نقشه ها، طرحها و...
4- سند از ديدگاه مديريت اسناد: هر نوع اطلاعات ثبت شده در يک سازمان که به اشکال نوشتاري ، ديداري ، شنيداري، مغناطيسي، الکترونيکي و... قابل تنظيم و بهره برداري است و به عبارت ديگر مدارک حاوي اطلاعات که به هر شکل و به هرصورت و در هر قالب در يک سازمان ايجاد و يا دريافت شده است، از ديدگاه مديريت اسناد، سند نام دارد.

ارکان سند: تاريخ ، شماره ، موضوع و امضاي درج شده در اسناد در زمره ارکان سند به شمار مي آيند. اعتبار هر سند به موضوع و امضاي مقام ذي صلاح بستگي تام دارد و شماره نامه و تاريخ به منظور رعايت نظم و ترتيب و سهولت مراجعه بعدي مورد استفاده قرار مي گيرد.
بايگاني : در نظام اداري کشور ما ، بايگاني به دو معنا به کار مي رود: نخست، تشکيلات تعربف شده اي که وظيفه دريافت، ثبت حفظ و نگهداري اسناد، سوابق و پرونده اي سازمان را بر عهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افرادمعين مي باشد ودوم فرايندي که طي آن اسناد وسوابق در پرونده اي مرتبط درج و نگهداري مي شوند.

پرونده : مجموعه اسناد و سوابقي که داراي پيوستگي و موضوع واحد بوده و با روش منطقي براي استفاده جاري يا ترتيب آرشيوي ،در پوشه يا پوشه هايي تنظيم شده اند را پرونده گويند.
اسناد جاري:اسناد جاري اوراق ، سوابق و مدارکي است ک در چرخه اداري قراردارد و اقدامات آنها ناتمام است و بايد در دسترس باشد.
اسناد نيمه جاري: اين دسته از اسناد شامل اوراق ، سوابق و مدارکي است که اقدامات اداري وقانوني آنها پايان يافته ؛ اما هنور احتمال مراجعه به آنها منتفي نيست.

اسناد راکد: شامل اوراق ، سوابق و مدارکي است که تمامي اقدامات اجرايي، اداري و قانوني آنها پايان يافته و احتمال مراجعه به آنها کاملا منتفي است و بايد مورد ارزشيابي قرار گيرند.
بايگاني جاري: اين بايگاني نوعي تشکيلات اداري است که عهده دار ثبت و ضبط اسناد و سوابق جاري و يا نيمه جاري سازمان و ارائه اطلاعات آنها به افراد ذي صلاح است.
بايگاني راکد :بايگاني راکد يک واحد اداري است که عهده دار ثبت و ضبط اسناد و مدارک راکد و نيمه جاري سازمان و ارائه اطلاعات آنها به افراد ذي صلاح مي باشد .

کلاسه: شماره مشخص کنند هرپرونده قضايي براي ثبت و انجام مکتتبت در مسير مراحل رسيدگي را کلاسه گويند که شامل شماره رديف ثبت و در دفتر يا رايانه ف شماره شعبه رسيدگي کننده وسال تشکيل پرونده است.
طبقه بندي: يکي از اساسي ترين مراحل بايگاني طبقه بندي اسناد و پرونده هاست. طبقه بندي از نظر بايگاني عبارت است از تقسيم بندي اسناد و مدارک به دسته هايي که حداقل ميان آنها يک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد .
يک طبقه بندي منطقي که اساس تشکيل پرونده است، بايد داراي خصوصيات زير باشد:
1- اطمينان: طبقه بندي اسناد بايد به گونه اي پي ريزي شود که محل دقيق سند مشخص گردد.
2- سرعت: طبقه بندي بايد زمينه دسترسي به اسناد و مدارک مورد نياز را در حداقل زمان فراهم سازد.
3- سهولت : نحوه طبقه بندي بايد قابل فهم و درک بوده و اجراي آن بسهولت آمکانپذير باشد.
4- قابليت انعطاف : طبقه بندي بايد به شيوه اي طرح ريزي شود که با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد؛ يعني تغيير سيستم بايگاني ها به طريقي طرح ريزي گردد که نحوه بايگاني ها منعطف بوده و در صورت تغيير قانون، بتوان براحتي آن را منطبق با مقررات جديد تغيير داد.
تجهيزات بايگاني:
1- محل و فضاي بايگاني: به دليل رعايت اصول ايمني ساختمان و وزن زياد اوراق و پرونده ها ، محل بايگاني معمولاً در طبقات زيرين ساختمان تعيين مي گردد که بايد در ساخت و سازهاي دستاه قضايي از لحاظ فني، توجه لازم به ساخت فضاهاي مناسب براي بايگاني ها به عمل آيد. در انتخاب محل بايگاني توجه به موارد زيرضروي است.:
1-1 فضاي بايگاني بايد گنجايش حجم پرونده هاي مختومه شده را داشته باشد.
2-1 تنظيم قفسه ها و چيدن آنها به نحوي انجام شود که رفت و آمد بايگان در بايگاني امکان پذير باشد.
3-1 وسايل لازم براي روشنايي و تهويه هواي بايگاني ها در نظر گرفته شود و پرونده ها از عواملي نظير تابش مستقيم نور آفتاب، رطوبت و حرارت نامطلوبي که سبب پوسيدگي و از ميان رفتن تدريجي اسناد و مدارک مي گردد، در امان باشند.
4-1 به منظور عدم دسترسي افراد غير مسؤول به بايگاني ، اتاق بايگاني ها بايد از محل نگهداري پرونده ها مجزا باشد.
5-1 محل بايگاني بايد داراي زوايا و اضلاع مستقيم باشد تا امکان تنظيم وسايل بايگاني در خط مستقيم فراهم آيد و جريان کار بدون برخورد و تلاقي ، به نحو مطلوب انجام شود.

2- سيستم اطفاي حريق : براي جلوگيري از آتش سوزي احتمالي اسناد و مدارک موجود در بايگاني ها ، محل بايگاني بايد مجهز به سيستم اطفاي حريق پيشرفته متناسب با استانداردهاي روز دنيا باشد.

3- سيستم برودتي و حرارتي : ضروري است از دستگاه هاي برودتي و حرارتي متناسب را شرايط اقليمي استان هاي کشور در بايگاني ها، بخصوص در بايگاني هاي راکد استفاده شود.

4- سيستم قفسه هاي ريلي : براي استفاده بهينه از فضا و مساحت بايگاني ، از قفسه هاي ريل دار براي نگهداري پرونده ها استفاده گردد.

5- جنس پوشش پرونده : جنس پوشش پرونده با توجه به عمر پرونده انتخاب مي شود. جنس پوشش پرونده هايي که براي مدت طولاني در بايگاني نگهداري مي گردند، بهتر است مقاوم و مستحکم باشد.از اين رو بايد از قرار دادن پوشه هاي نازکي که هم اينک در بيشتر محاکم کشور مورد استفاده قرار مي گيرند و بشدت آسيب پذير هستند و به فرسوده شدن پرونده ها کمک مي کنند، خو دداري گردد.
6- ديگر وسايل و تجهيزات مورد نياز : تهيه و سايل و امکاناتي همچون جارو برقي، روپوش، دستکش، ماسک، شير پاستوريزه و ... براي استفاده کارکنان شاغل در بايگاني ها، بويژه بايگاني هاي راکد واحدهاي قضايي ضروري است.

نحوه ثبت پرونده هاي قضايي :
با توجه به فراگير شدن صنعت رايانه در کشور و همچنين گسترش روز افزون آن در قوه قضاييه ضرورت استفاده از آن در بايگاني ها، به ويژه در بايگاني هاي راکد دادگستري هاي سراسر کشور به دليل دسترسي راحت تر بايگان ها به اسناد و مدارک و پاسخگويي سهل تر به ارباب رجوع اجتناب ناپذير است. در همين راستا بايد نرم افزاري مناسب براي ثبت اطلاعات و مشخصات مورد نياز اوراق قضايي تهيه شود تا تمام بايگاني ها ( راکد) به صورت متحد الشکل به آن سيستم مجهز گردند.
نحوه ضبط و نگهداري پرونده هاي قضايي :
پرونده هاي قضايي در بايگاني هاي واحدهاي قضايي سراسر کشور بر اساس شماره کلاسه ( شماره رديف، شعبه ، سال ) ضبط و نگهداري مي شوند که اين امر سبب بروز مشکلات و معضلاتي همچون نبود دسترسي راحت بايگان ها به پرونده هاي قضايي ، عدم پاسخگويي آسان به مراجعه کنندگان و مشخص نبودن مواردي مانند موضوع پرونده ، طرفين دعوا، تقديم و تأخر پرونده ها و.. در بايگاني هاي راکد شده است. به منظور رفع مشکلات مذکور ضروري است پرونده ها نخست در برنامه نرم افزاري مناسب در رايانه ثبت شده و سپس بر اساس شماره بازيابي بايگاني ( به صورت عددي و مسلسل ) ضبط و نگهداري شوند.

شرايط احراز پست بايگاني و مختصات آن :
اسناد قوه قضاييه متفاوت با اسناد ديگر سازمان هاست؛ زيرا علاوه بر ارزش ذاتي سند براي خود دستگاه قضايي، از نظر ارزش حيثيتي براي طرفين دعاوي نيز داراي اهميتي انکار ناپذير مي باشد.
از اين رو نگهداي اين گونه پرونده ها و اسناد و حفظ آنها ازگزند دستبرد و يا دخل و تصرفهاي احتمالي، مستلزم اتخاذ تدابيري است تا از هر گونه سوء استفاده پيشگيري شود. يکي از مهم ترين آنها، استخدام بايگان هايي است که داراي شرايط زير باشند:
1- با ابلاغ رسمي يا پيماني به عنوان پست سازماني « بايگان » استخدام شده باشند.
2- امين ،قابل اعتماد و راز دار باشند ؛ زيرا بايگان به اطلاعات محرمانه اي اي دسترسي دارد که افشاي آنها ممکن است دستگاه قضايي را با زيانهاي جبران ناپذيري مواجه سازد.
3- در زمينه بايگاني ، دوره هاي آموزشي لازم را گذرانده باشند.
با توجه به اين که شغل بايگاني يکي از مشاغل سخت و زيان آور است و متصديان آ ن بخصوص در بايگاني راکد، در معرض انواع بيماري هاي تنفسي، پوستي و .. قرار دارند، خوب است شغل بايگاني در رديف مشاغل سخت و زيان آور قلمداد شود وحقوق و فوق العاده خاصي بدين منظور به بايگان ها تعلق گيرد و از سويي متصديان اين شغل زودتر از ديگر کارکناني که در معرض آسيبهاي اين پست نيستند، بازنشسته شوند .

آموزش کارکنان بايگاني :
دنياي امروز ، دنياي کار و عمل است و لازمه کار صحيح ، داشتن علم و آگاهي و بصيرت کافي است وکسب تجربه در کار مستلزم انجام کارآموزي، پيش از شروع به خدمت و ضن خدمت مي باشد. درکشورهاي مترقي ، براي کم ارج ترين مشاغل، دوره هاي کارآموزي متناسب ترتيب داده اند و تا زماني که فردي در رشته شغلي اش حداقل يک دوره کارآموزي رانگذرانده باشد، به آن شغل منصوب نمي شود. متأسفانه در مورد شغل بايگاني ، نه تنها آموزش هاي لازم ارائه نمي گردد؛ بلکه به دليل اهميت ندادن به کار بايگاني ، در برخي موارد مشاهده مي شود اشخاص بي اطلاع نسبت به امر بايگاني، در بايگاني هاي راد به کار گمارده مي شوند که درنتيجه ، يک بايگاني غير قابل قبول تشکيل مي گردد. از اين رو شايسته است به منظور ارتقاي سطح دانش و معلومات شغلي وبالا بردن مهارت و توانايي هاي شغلي و حرفه اي بايگان ها و همچنين متناسب ساخت معلومات و مهارت هاي آنها با وظايف و مسؤوليت هاي مورد تصدي ، نسبت به آموزش کارکنان بايگاني اهتمام گردد.

غفار رحمتي، کارشناس اسناد اداره اسناد و بايگاني راکد قوه قضاييه

دايره صلاحيت هاي ذاتي دادگاه انقلاب
سيد قدرت الله رضوي
هر چند آراي وحدت رويه ديوان عالي کشور در حکم قانون هستنند و براي تمام محاکم لازم الرعايه مي باشند و تخلف از آنها موجب تعقيب قانوني خواهد بود؛ ولي نقد قانون، مرسوم و معمول است و هميشه نقد و بررسي قوانين ، قانونگذار را بر آن داشته تا اقدام به اصلاح برخي قوانين يا حذف بعضي از مواد قانوني نمايد.
صلاحيت محاکم عمومي، انقلاب و نظامي نسبت به همديگر صلاحيت ذاتي است و نه صلاحيت محلي يانسبي. بنابراين محل يا ميزان خواسته تأثيري در رسيدگي ذاتي ندارد و هر يک از محاکم ذکر شده، صالح به رسيدگي به جرايم در حوزه صلاحيت خود مي باشند و با توجه به صلاحيت ذاتي که دارند، در حوزه صلاحيت محلي، هر کدام از يکديگر متفاوت هستند. به عنوان نمونه در استان کهگيلويه و بوير احمد، دادسرا و دادگاه هاي نظامي صلاحيت رسيگي به تمام جرايم نيروهاي مسلح را – در هر کجاي استان که اتفاق بيفتد – دارند.
اين صلاحيت دادسرا و دادگاه نظامي شامل تمام شهرستان ها ، بخشها ودهستان هاي استان مي شود و صلاحيت محلي آن تمامي استان کهگيلويه و بوير احمد را در بر مي گيرد؛ اما رسيدگي به جرايم افراد درصلاحيت محاکم عمومي ، تابع صلاحيت محلي است که جرم درآن اتفاق مي افتد و هر بخش يا شهرستان تنها به جرايم روي داده در حوزه صلاحيت خود رسيدگي مي کند.
ممکن است در يک شهرستان ، چندين دادگستري و دادگاه بخش تشکيل شده باشد که هر يک جرايم در قلمور خود را مورد رسيدگي قرار مي دهند. همچنين تا زماني که در بخشهاي يک شهرستان ، دادگاه بخش تشکيل نشده باشد، دادگاه هاي عمومي به تمام پرونده هاي مربوط به آن بخش رسيدگي مي کنند. با توجه به صلاحيت ذاتي محاکم ( عمومي، انقلاب و نظامي ) قانون صلاحيت محلي هر کدام را به نحو خاص تعيين کرده است. اين صلاحيت ذاتي موجب مي شود حوزه قلمرو محاکم بايکديگر تفاوت داشته باشد، به گونه اي که يک شعبه دادگاه نظامي به تمام جرايمي که درقلمرو يک استان استفاق مي افتد، رسيدگي مي کند. با اين وصف و با توجه به ماده 5 قانون تشکيل دادگاه هاي عمومي و انقلاب و اصلاحات بعدي، در تمام مراکز استان ها دادگاه هاي انقلاب تشکيل شده که صلاحيت آنها در استان عام است، مگر اين که در برخي از شهرستان ها، دادگاه انقلاب تشکيل شده باشد. در صورت تشکيل دادگاه انقلاب، اين دادگاه صالح به رسيدگي به تمام جرايم در صلاحيت محاکم انقلاب که درقلمرو آن شهرستان ، اعم ازشهرها و بخشهاي آن به وقوع پيوسته مي باشد. با اين وصف، هيچ جاي کشور فاقد دادگاه انقلاب نيست تا بتوان به ماده 2 دستور العمل نحوه رسيدگي به پرونده هاي قاچاق موضوع تبصره يک ماده 4 قانون استناد نمود.
از سويي ، با توجه به صلاحيت ذاتي محاکم صلاحيت محلي هر کدام متفاوت است و از اين رو دادگاه هاي عمومي نمي توانند به جرايم در صلاحيت محاکم انقلاب به بهانه تشکيل نشدن دادگاه انقلاب در بعضي بخشها و يا شهرستان ها رسيدگي کنند. بنابراين به نظر مي رسد رأي وحدت رويه مورد نظر تا حدودي خدشه بردار است.
همچنين با توجه به ماده 2 دستور العمل نحوه رسيدگي به پرونده هاي قاچاق ، موضوع تبصره يک ماده 4 قانون ، هر چند رأي صادر شده به ظاهر صحيح به نظر مي رسد؛ ولي در واقع هيچ بخش يا شهرستاني نيست ک در آن دادگاه انقلاب تشکيل نشده باشد. از سويي اين دستور العمل مصوب سال 1374 است؛ اما قانون بعد از آن ؛ يعني ماده 5 قانون تشکيل دادگاه هاي عمومي و انقلاب – که صلاحيت محلي دادگاه هاي انقلاب را به تمام استان تسري داده – در سال 1381 مجددا تدوين گرديد و اصل بر اين است که قانون مؤخر بايد مورد استناد و توجه قرارگيرد. مگر اين که در خود قانون ترتيب ديگري ذکر شده باشد که در ما نحن فيه هيچ قيد و شرطي به ميان نيامده است. 
 

درباره حقوق مدنی ,
نظرات () تاریخ : شنبه 05 مرداد 1392 زمان : 16:6 بازدید : 273 نویسنده : وبسایت حقوقی آموزشی محمد کریمی
مطالب مرتبط
ارسال نظر برای این مطلب

نام
ایمیل (منتشر نمی‌شود) (لازم)
وبسایت
:) :( ;) :D ;)) :X :? :P :* =(( :O @};- :B /:) :S
نظر خصوصی
مشخصات شما ذخیره شود ؟ [حذف مشخصات] [شکلک ها]
کد امنیتیرفرش کد امنیتی

تبلیغات
Rozblog.com رز بلاگ - متفاوت ترين سرويس سایت ساز
اطلاعات کاربری
نام کاربری :
رمز عبور :
  • فراموشی رمز عبور؟
  • نظرسنجی
    لطفا نظر خود را راجع به سایت اعلام کنید؟




    آمار سایت
  • کل مطالب : 885
  • کل نظرات : 30
  • افراد آنلاین : 2
  • تعداد اعضا : 2209
  • آی پی امروز : 60
  • آی پی دیروز : 75
  • بازدید امروز : 247
  • باردید دیروز : 210
  • گوگل امروز : 1
  • گوگل دیروز : 6
  • بازدید هفته : 2,008
  • بازدید ماه : 5,991
  • بازدید سال : 13,538
  • بازدید کلی : 1,418,930
  • کدهای اختصاصی
    Begin WebGozar.com Counter code -->

    <>
    .

    پروفایل مدیر سایت
    مشخصات فردی
    نام : محمد کریمی منجرموئی
    تاریخ تولد: 68/1/28
    جنسیت: مرد
    وضعیت تاهل : مجرد
    محل سکونت : ایران -
    مشخصات تماس
    ایمیل : barank@mihanmail.ir
    تلفن : 09140252771
    تحصیلات
    سطح تحصیلات: فوق دیپلم
    رشته تحصیلی: حقوق و کامپیوتر
    حرفه
    علایق
    سایر موارد